Pelaksanaan kegiatan dari penyewaan fasilitas oleh pengguna jasa, seluruh bagian dari pelaku pelayanan diharuskan memiliki sinergi dan koordinasi yang baik untuk dapat terwujudnya kelancaran dari kegiatan pengguna jasa yang menggunakan fasilitas di UPT Asrama Haji Embarkasi Jakarta dengan pelayanan yang baik. Selama ini sistem reservasi di UPT Asrama Haji Embarkasi Jakarta masih dilakukan dengan sistem manual. Tahap reservasi dimulai dari pengisian formulir penyewaan fasilitas yang dilakukan oleh petugas pelayanan akomodasi berupa formulir berbentuk kertas yang berisikan; nama dan kontak pengguna jasa, hari dan tanggal diselenggarakannya kegiatan, hari dan tanggal pembayaran, kebutuhan yang diperlukan oleh pengguna jasa, fasilitas apa saja yang akan digunakan, dan harga sewa fasilitas. Pengisian formulir secara manual memiliki beberapa kendala, yaitu; 1. Belum optimalnya tertib administrasi dalam pengisian formulir penyewaan fasilitas, 2. Sering terjadinya temuan ketika dilakukan audit baik dari Inspektorat Jenderal maupun audit dari BPK karena data penyewaan fasilitas yang tidak sinkron, 3. Adanya data yang hilang, 4. Tidak sinkronnya data antara pelayan akomodasi dengan bendahara PNBP, dan 5. Menyita waktu dalam mencari data terkait yang dibutuhkan.