Berkaitan dengan hubungan antara efisiensi dan efektivitas dalam bekerja dengan pemanfaatan TIK merupakan suatu terobosan yang sangat dibutuhkan dalam penyimpanan data dan perlindungan data. Arsip dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah dokumen tertulis (surat,akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi. Dokumen dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian). Digital dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia berhubungan dengan angka-angka untuk sistem perhitungan tertentu; berhubungan dengan penomoran. Sedangkan digitalisasi adalah proses pemberian atau pemakaian sistem digital. Jadi, digitalisasi arsip adalah penyimpanan dokumen dalam bentuk digital.