Penyusunan laporan Aktualisasi ini didasarkan atas isu-isu yang muncul pada unit kerja penulis. Salah satu isu yang muncul dan menjadi pokok pembahasan yang saya angkat dalam Laporan Aktualisasi ini adalah belum optimalnya pengarsipan surat masuk yang telah diberi disposisi dengan menggunakan sistem digitalisasi. Isu tersebut dianalisis dan ditentukan salah satu penyebabnya, kemudian disusun tahapan-tahapan kegiatan yang harus dilakukan untuk menerapkan solusi dari isu tersebut. Kemudian kegiatan-kegiatan tersebut dikaitkan dengan mata diklat Agenda II yaitu core value BerAKHLAK dan Agenda III yaitu Manajemen ASN dan Smart ASN. Teknologi yang semakin maju mendorong pegawai ASN untuk berfikir secara kreatif agar melahirkan inovasi dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya. Walaupun isu yang menjadi topic pembahasan Laporan Aktualisasi bukan berdasarkan tugas pokok dan fungsi penulis sebagai Pranata Barang dan Jasa karena penulis masih diperbantukan menjadi staf Dirjen PHU, adapun tugas dan tanggung jawab penulis pada unit kerja sekarang adalah mengatur surat masuk dan surat keluar khususnya dalam melakukan pengarsipan surat masuk yang telah diberi disposisi oleh atasan dalam hal ini Dirjen PHU. Oleh karena itu, penulis melihat bahwa dalam pengarsipan dokumen surat belum memanfaatkan sistem digitalisasi sehingga ada beberapa kendala yang mucul yang dirasakan langsung oleh pegawai seperti kesulitan untuk mencari dokumen surat yang dibutuhkan segera mungkin karena penumpukan dokumen, dokumen surat rentan akan hilang dan rusak, sehingga menjadi tolak ukur penulis untuk mengangkat isu sebagai laporan Rancangan Aktualisasi. Penulis akan memberikan ide kreatif atau gagasan dalam pemanfaatan sistem digitalisasi yaitu dengan menggunakan spreadsheet yang 3 diharapkan dapat menjadi jawaban bagaimana mengelola arsip dengan aman dan selanjutnya juga dapat memudahkan dalam pencarian dokumen dari manapun dan kapanpun, serta dokumen-dokumen yang tersimpan secara digital akan mengurangi resiko dokumen untuk hilang ataupun rusak.