Pembangunan sistem penyimpanan digital telah dilakukan oleh beberapa instansipemerintah seperti kolaborasi antara Dewan Koperasi Indonesia (Dekopin), DirektoratJenderal (Ditjen) Kependudukan dan Catatan Sipil (Dukcapil) Kementerian Dalam3Negeri serta Perusahaan Uang Negara (Peruri). Pembangunan sistem penyimpanandigital akan mengintegrasikan data-data sehingga data ini akan membangunkomunikasi vertikal dan horizontal.5 Selanjutnya digitalisasi ini sangat membantuproses penjagaan dari keusangan dari dokumen-dokumen tersebut. Upaya inimerupakan perlindungan fisik dan nilai informasi dokumen terhadap bahaya dangangguan.6 Jadi ada dua manfaat dari digitalisasi ini yaitu mengintegrasikan datauntuk meningkatkan pelayanan dan prevensi dokumen dari keusangan.Pembuatan tempat penyimpanan digital ini menjadi kebutuhan yang harusdipenuhi dengan segera karena beberapa dosen dan karyawan membutuhkandokumen-dokumen yang tidak tahu waktu kebutuhannya tetapi dokumen tersebutharus tersedia secepat mungkin. Kondisi seperti ini diperparah lagi dengan lokasidomisili para dosen yang relatif jauh sehingga tidak bisa menyelesaikan keadaandarurat seperti ini. Lalu, admin yang mengurus dokumen-dokumen di prodi IPS jugamerangkap sebagai dosen sehingga dia hanya bisa mengurusi dokumen tersebutketika di luar jam ngajar. Lalu, tidak semua dokumen-dokumen terdigitalisasi sehinggatidak bisa dibagikan melalui media digital. Akibat lain dari semua itu adalah dokumen -dokumen tersebut akan menjadi artefak. Lambat laun dokumen itu relatif sulit untukmenemukan identitas dokumen tersebut karena beberapa keterangan-keterangandalam dokumen tidak jelas.