Deskripsi
Isu utama yang diangkat dalam laporan ini adalah belum optimalnya digitalisasi arsip dokumen pengadaan barang/jasa di Subbagian Tata Usaha, Biro Sumber Daya Manusia, Sekretariat Jenderal Kementerian Agama. Selama ini arsip masih dikelola secara manual, menyebabkan pencarian dokumen lambat, risiko kehilangan tinggi, dan efisiensi kerja menurun. Kondisi tersebut mendorong perlunya inovasi pengelolaan arsip yang lebih modern, efektif, dan akuntabel. Sebagai solusi, penulis menggagas penerapan digitalisasi penataan arsip dokumen pengadaan barang/jasa berbasis Dropbox. Dropbox dipilih karena kemudahan akses, keamanan penyimpanan berbasis cloud, serta kemampuannya untuk menata dokumen secara sistematis dan terstruktur. Langkah pelaksanaan meliputi enam tahapan utama: (1) berkoordinasi dan berdiskusi dengan mentor mengenai core issue yang akan diambil; (2) mengidentifikasi, mengumpulkan, dan mengklasifikasi dokumen pengadaanbarang/jasa; (3) digitalisasi arsip dokumen pengadaan barang/jasa; (4) penyusunan struktur folder di dropbox; (5) upload dan pengaturan hak akses Dropbox; serta (6) penyusunan panduan penginputan dokumen pengadaan barang/jasa ke dropbox. Hasil pelaksanaan menunjukkan: seluruh dokumen pengadaan telah terdigitalisasi, tersedia panduan penginputan dokumen, serta proses pencarian dan akses data menjadi lebih cepat dan efisien. Implementasi ini juga menginternalisasi nilai-nilai ASN BerAKHLAK, terutama Akuntabel dan Harmonis, melalui kerja kolaboratif, tanggung jawab, dan transparansi dalam pengelolaan arsip. Inovasi ini mendukung terciptanya birokrasi yang modern, efektif, dan akuntabel, sekaligus memperkuat transformasi digital di lingkungan Kementerian Agama.
Rincian Karya
- Penyusun
- Hadiroh
- Tahun
- 2025
- Kategori
- Laporan Aktualisasi Latsar CPNS
- Tempat Tugas
- Subbagian Tata Usaha, Biro Sumber Daya Manusia, Sekretariat Jenderal
- Instansi Asal
- Kementerian Agama
- Penyelenggara
- Balai Diklat Keagamaan Jakarta