Deskripsi
Penyimpanan arsip secara konvensional sering menghadapi masalah, seperti kurangnya ruang penyimpanan, risiko kerusakan dokumen akibat faktor lingkungan, kesulitan dalam pencarian, serta akses pada dokumen yang minim. Proses pencarian dokumen seringkali memakan waktu, menghambat alur kerja, dan mengurangi produktivitas staf administrasi. Dalam konteks persoalan yang terjadi di bagian umum Fakultas Ushuluddin dan Adab UIN Sultan Maulana Hasanuddin Banten, keterbatasan akses juga membuat proses berbagi dokumen menjadi tidak praktis dan rentan terhadap kehilangan. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, digitalisasi arsip menjadi solusi yang relevan dan mendesak. Digitalisasi memungkinkan konversi dokumen fisik ke format digital, menciptakan salinan cadangan yang aman, dan mempermudah akses. Proyek aktualisasi ini mengusulkan peningkatan akses dokumen melalui digitalisasi arsip dengan memanfaatkan Google Drive dan Google Spreadsheet sebagai platform utama. Adapun dalam rangka mewujudkan gagasan kreatif tersebut, kegiatan-kegiatan yang dilakukan selama masa habituasi meliputi penyusunan linimasa (timeline) proyek digitalisasi arsip dokumen, melakukan scanning terhadap dokumen arsip triwulan 2 dan 3 dan menyimpannya dengan format khusus, menyusun dokumen digital sesuai dengan mata anggaran, menyimpan dokumen digital ke dalam google drive dan mengintegrasikannya dengan spreadsheet, serta meminta feedback dari rekan kerja sekaligus evaluasi hasil. Adapun setelah aktualisasi dilaksanakan, proses pencarian file dokumen arsip menjadi lebih mudah, dokumen arsip dapat diakses kapan saja dan dari mana saja (fleksibel) melalui perangkat yang terhubung dengan google drive. Selain itu waktu yang digunakan untuk pencarian dokumen arsip juga lebih cepat dengan menggunakan fitur pencarian yang ada di spreadsheet. Dengan adanya digitalisasi arsip, dokumen-dokumen yang ada di bagian umum fakultas sekarang memiliki salinan digital (backup) yang aman, sehingga meminimalisir risiko kehilangan data. Kebutuhan ruang penyimpanan fisik juga dapat ditekan seiring dengan bertambahnya arsip digital. Kini, rekan kerja bagian umum juga lebih mudah dan instan dalam membagikan dokumen, karena dokumen arsip dapat dibagikan melalui tautan (link) atau email dengan cepat dan tanpa biaya.
Rincian Karya
- Penyusun
- RIZKA HIDAYATUL UMAMI, S.Ag., M.A
- Tahun
- 2025
- Kategori
- Laporan Aktualisasi Latsar CPNS
- Tempat Tugas
- FAKULTAS USHULUDDIN DAN ADAB UIN SULTAN MAULANA HASANUDDIN BANTEN
- Instansi Asal
- Kementerian Agama
- Penyelenggara
- Balai Diklat Keagamaan Jakarta