ALIH MEDIA ARSIP BERKAS REGISTER AKTA NIKAH PADA KUA KECAMATAN TANJUNG PRIOK PERIODE TAHUN 2024

Deskripsi

Isu utama yang diangkat adalah Pengelolaan Arsip Berkas Register Akta Nikah yang Belum Optimal pada KUA Kecamatan Tanjung Priok. Kondisi saat ini menunjukkan bahwa sistem pengarsipan register akta nikah masih bersifat manual. Dampaknya, proses pencarian berkas memakan waktu lama dan tidak efisien, menurunkan kualitas pelayanan publik, serta membuat berkas rentan terhadap kerusakan fisik. Isu ini ditetapkan sebagai prioritas utama (Prioritas 1) berdasarkan analisis urgensi. Gagasan kreatif terpilih yang diaktualisasikan adalah Alih Media arsip menggunakan fitur web Notion.so. Notion.so dipilih sebagai platform e-Arsip yang inovatif karena berbasis web, ringan, kolaboratif, dan memiliki fitur fleksibel untuk membuat database arsip digital. Hal ini memungkinkan setiap arsip ditandai dengan metadata sehingga memudahkan pencarian cepat dan monitoring real-time. Solusi ini mendukung terwujudnya Smart ASN melalui transformasi digital. Pelaksanaan aktualisasi dilakukan melalui empat kegiatan utama selama masa habituasi (Agustus–September): (1) Koordinasi dan Konsultasi dengan mentor/atasan; (2) Perancangan Sistem e-Arsip di Notion (membuat struktur database dan metadata) serta Inventarisasi Arsip Manual; (3) Proses Scanning dan Alih Media Arsip (menyimpan file dalam format digital dengan kode unik) ; dan (4) Pengunggahan File ke Notion.so serta Melakukan Evaluasi. Seluruh tahapan dilaksanakan dengan menginternalisasi nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK. Capaian utama adalah perubahan drastis dari sistem pencarian data penelusuran fisik yang memakan waktu menjadi sistem e-Arsip digital. Data arsip kini dapat dicari dalam hitungan detik menggunakan kata kunci, nomor akta, atau tanggal nikah, sehingga mempercepat pelayanan publik secara drastis. Selain itu, risiko kehilangan data akibat kerusakan fisik menjadi minim karena arsip digital tersimpan aman dan dicadangkan (backup). Hasil ini berkontribusi pada peningkatan alih media, akuntabilitas, dan kepercayaan publik terhadap kinerja KUA