DIGITALISASI ARSIP DOKUMEN NIKAH BERBASIS GOOGLE DRIVE DI KANTOR URUSAN AGAMA KECAMATAN KETUNGAU HILIR

Deskripsi

Isu utama yang diangkat dalam kegiatan ini adalah lemahnya sistem pengarsipan berkas pernikahan di KUA yang sebelumnya hanya dilakukan secara manual. Pengarsipan fisik tanpa cadangan digital membuat dokumen rentan hilang, rusak, atau terdampak faktor lingkungan seperti rayap, kelembapan, dan banjir. Selain itu, proses pencarian berkas sering memerlukan waktu lama karena harus membuka satu per satu dokumen dalam tumpukan arsip. Kondisi ini tidak hanya menghambat pelayanan, tetapi juga bertentangan dengan tuntutan modernisasi administrasi publik. Solusi yang ditawarkan untuk mengatasi masalah tersebut adalah melakukan digitalisasi arsip melalui pembuatan sistem penyimpanan berbasis Google Drive. Dengan menyediakan folder terstruktur dan backup digital untuk setiap dokumen, arsip menjadi lebih aman, terorganisir, dan mudah diakses. Digitalisasi juga memungkinkan proses pencarian dilakukan dengan cepat menggunakan fitur pencarian kata kunci. Langkah pelaksanaan dimulai dengan identifikasi kondisi arsip manual, dilanjutkan dengan penataan dokumen fisik agar siap dipindai. Setelah itu dilakukan proses scanning menggunakan perangkat yang tersedia, kemudian file digital diberi nama sesuai standar penamaan dan diunggah ke Google Drive. Selanjutnya dilakukan pengaturan hak akses, pembagian folder kepada pegawai terkait, serta sosialisasi penggunaan sistem arsip digital. Terakhir dilakukan uji coba pencarian dan pengecekan konsistensi data. Hasil yang diperoleh menunjukkan peningkatan signifikan dalam keamanan dan efisiensi pengelolaan arsip. Dokumen kini tidak lagi bergantung pada bentuk fisik sehingga lebih aman dari kerusakan. Waktu pencarian arsip berkurang drastis, dan pelayanan menjadi lebih cepat. Digitalisasi ini turut mendukung modernisasi tata kelola sesuai program digitalisasi Kementerian Agama.