Digitalisasi Arsip Kepegawaian Sebagai Upaya Peningkatan Manajemen ASN di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Bengkayang

Deskripsi

Pengelolaan arsip kepegawaian yang efektif merupakan aspek penting dalam mendukung tata kelola manajemen Aparatur Sipil Negara (ASN) yang profesional, transparan, dan akuntabel. Namun, kondisi di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Bengkayang sebelum pelaksanaan kegiatan aktualisasi menunjukkan bahwa proses pengarsipan dokumen masih dilakukan secara manual menggunakan arsip fisik. Hal tersebut menimbulkan berbagai permasalahan, di antaranya proses pencarian dokumen yang memerlukan waktu lama, risiko kerusakan dan kehilangan berkas, keterbatasan ruang penyimpanan, serta ketidakteraturan dalam pengelolaan data kepegawaian. Situasi ini belum sejalan dengan arah pembangunan Smart ASN dan tuntutan era transformasi digital dalam pelayanan publik. Untuk menjawab permasalahan tersebut, ditawarkan solusi berupa penerapan digitalisasi arsip kepegawaian melalui pembuatan sistem penyimpanan digital berbasis folder terstruktur pada komputer atau Google Drive. Pelaksanaan kegiatan dimulai dengan observasi dan konsultasi untuk mengidentifikasi kebutuhan, dilanjutkan dengan pemindaian dan pengunggahan dokumen ke dalam folder digital, penyusunan panduan teknis penggunaan arsip digital, sosialisasi kepada pegawai, serta evaluasi dan penyempurnaan sistem. Seluruh rangkaian kegiatan dilaksanakan dengan mengaktualisasikan nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK, terutama Kompeten, Akuntabel, Adaptif, dan Kolaboratif. Hasil implementasi menunjukkan peningkatan yang nyata dalam efektivitas dan efisiensi pengelolaan arsip kepegawaian. Proses pencarian dokumen menjadi lebih cepat, tertib, dan mudah diakses, sekaligus mengurangi potensi kehilangan data. Selain meningkatkan kualitas layanan administrasi, digitalisasi arsip juga mendukung penguatan manajemen ASN berbasis data serta memberikan kontribusi terhadap terwujudnya Smart ASN dan reformasi birokrasi di Kementerian Agama Kabupaten Bengkayang.