DIGITALISASI BLANGKO KELENGKAPAN BERKAS KEGIATAN PRAKTIK PENGALAMAN LAPANGAN (PPL) MELALUI GOOGLE SPREADSHEETS DI FAKULTAS DAKWAH DAN KOMUNIKASI ISLAM IAIN PONTIANAK

Deskripsi

Isu utama yang dihadapi adalah belum tersedianya mekanisme terintegrasi untuk mengelola blangko kelengkapan PPL secara efisien. Selama ini, pengumpulan dokumen masih dilakukan secara manual melalui berkas kertas atau file terpisah sehingga rentan menimbulkan duplikasi, keterlambatan, kesalahan input, serta menyulitkan proses monitoring. Kondisi ini membuat alur kerja pengelolaan PPL kurang transparan, memakan waktu, dan tidak mendukung kebutuhan analisis data secara cepat. Solusi yang ditawarkan adalah menerapkan sistem digitalisasi bertahap menggunakan Google Spreadsheets sebagai platform utama. Sistem ini memusatkan seluruh data PPL dalam satu ruang kerja daring yang dapat diakses real-time oleh pengelola, dosen pembimbing, dan peserta PPL. Dengan fitur validasi data, kontrol akses, dan otomatisasi sederhana, proses administrasi menjadi lebih ringkas sekaligus terdokumentasi dengan baik. Langkah pelaksanaan dimulai dari pemetaan kebutuhan data, penyusunan template blangko digital, serta pengaturan hak akses untuk setiap pihak terkait. Tahap berikutnya ialah sosialisasi dan pelatihan singkat untuk memastikan seluruh pengguna memahami alur input. Setelah uji coba awal, sistem disempurnakan melalui umpan balik pengguna, lalu diterapkan secara penuh sebagai kanal resmi pengumpulan blangko PPL. Hasil yang diperoleh menunjukkan peningkatan kecepatan pengumpulan dan verifikasi data, pengurangan kesalahan input, serta kemudahan monitoring progres PPL secara real-time. Selain itu, pengelola dapat menghasilkan rekapitulasi otomatis yang mendukung pengambilan keputusan lebih cepat dan akurat, sekaligus menutup celah administratif yang sebelumnya sering muncul.