DIGITALISASI PENATAAN ARSIP DOKUMEN KEUANGAN DENGAN APLIKASI DROPBOX DI BIRO SUMBER DAYA MANUSIA SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN AGAMA

Deskripsi

Isu yang Diangkat Isu utama yang ditemukan adalah dokumen keuangan di Subbagian Tata Usaha Biro SDM Kementerian Agama yang belum tertata dalam bentuk arsip digital. Kondisi ini menyebabkan proses pencarian dokumen menjadi lambat, meningkatkan risiko kehilangan atau kerusakan berkas fisik, serta menghambat kelancaran audit dan pelayanan administrasi. Solusi yang Ditawarkan Solusi yang dipilih adalah digitalisasi penataan arsip dokumen keuangan menggunakan aplikasi Dropbox. Pemilihan Dropbox didasarkan pada kemudahan akses, keamanan penyimpanan, serta kemampuan kolaborasi yang mendukung penerapan Smart ASN dan nilai-nilai BerAKHLAK. Solusi ini memungkinkan penyimpanan arsip secara lebih terstruktur, aman, dan mudah ditelusuri. Langkah Pelaksanaan Pelaksanaan aktualisasi dilakukan dalam empat tahap: Konsultasi dengan coach dan mentor untuk penyempurnaan rancangan aktualisasi. Menyiapkan dan mengumpulkan dokumen keuangan, termasuk memilah, memverifikasi kelengkapan, dan mengklasifikasikannya. Digitalisasi dokumen melalui proses scanning dan pengunggahan ke Dropbox sesuai struktur folder yang telah ditetapkan. Evaluasi dan monitoring, mencakup pengecekan kesesuaian nama file, kategori dokumen, keamanan akses, serta menerima umpan balik dari mentor. Hasil yang Diperoleh Aktualisasi menghasilkan perubahan nyata berupa arsip keuangan yang tersusun lebih rapi, terpusat, dan mudah diakses. Risiko kehilangan dan kerusakan dokumen menurun, proses pencarian menjadi lebih cepat, dan efisiensi kerja meningkat. Digitalisasi ini juga mendukung akuntabilitas, transparansi, serta memperkuat budaya kerja modern berbasis teknologi. Selain itu, kegiatan ini meningkatkan kompetensi penulis dalam literasi digital dan penerapan nilai-nilai ASN BerAKHLAK secara nyata di tempat kerja.