Efisiensi sistem terpadu dan prosedural input data dengan google spreadsheet pada proses kenaikan jenjang jabatan pegawai

Deskripsi

Abstrak Laporan aktualisasi ini disusun sebagai salah satu persyaratan kelulusan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil (Latsar CPNS) Tahun 2025 oleh Idhhar Darwis Ambara, S.E., Analis Sumber Daya Manusia Aparatur Ahli Pertama pada Tim Kerja Organisasi, Kepegawaian, dan Hukum (OKH) Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Islam. Isu utama (Core Issue) yang diangkat adalah belum adanya sistem terpadu dan prosedural input data yang baku pada proses kenaikan jenjang jabatan pegawai. Kondisi ini menyebabkan proses pengusulan kenaikan jenjang berpotensi mengalami double input atau pengisian data ganda pada beberapa tahapan, yang berujung pada risiko inkonsistensi data, peningkatan beban kerja administratif, dan keterlambatan proses layanan kepegawaian. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, gagasan kreatif yang diusulkan dan diaktualisasikan adalah Efisiensi Sistem Terpadu dan Prosedural Input Data dengan Google Spreadsheet untuk meminimalisir pengisian data ganda. Gagasan ini dipilih berdasarkan analisis akar masalah dan metode tapisan Mc Namara, dengan penilaian tertinggi pada aspek Efisiensi (5), Efektivitas (5), dan Kemudahan (4), menunjukkan solusi yang paling relevan dan feasible. Implementasi dilakukan dengan membangun Google Spreadsheet terpadu dan kolaboratif yang digunakan sebagai sumber data tunggal dan diperbarui secara real-time. Hasil aktualisasi menunjukkan bahwa sistem berbasis Google Spreadsheet berhasil mengatasi masalah double input. Data kini diinput sekali, mengurangi risiko duplikasi dan ketidaksesuaian data secara signifikan. Efek lanjutannya, beban kerja verifikasi administratif menjadi lebih ringan, proses kenaikan jenjang jabatan menjadi lebih cepat, dan akuntabilitas data meningkat melalui fitur riwayat versi (history edit). Aktualisasi ini berhasil mengintegrasikan nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK dalam setiap tahapan kegiatan, serta merupakan perwujudan Smart ASN melalui penerapan literasi digital, sehingga berkontribusi nyata pada peningkatan akurasi data dan efisiensi pelayanan administrasi kepegawaian di Direktorat Jenderal Pendidikan Islam.