INVENTARISASI DOKUMENTASI LIPUTAN PIMPINAN MELALUI GOOGLE DRIVE DAN GOOGLE SHEET DI BIRO HUMAS DAN KOMUNIKASI PUBLIK SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN AGAMA

Deskripsi

Peran Hubungan Masyarakat (Humas) dalam instansi pemerintah sangat strategis sebagai penghubung antara organisasi dan publik, khususnya dalam penyediaan informasi yang akurat, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan. Seiring perkembangan teknologi informasi, volume data dokumentasi kegiatan pimpinan di lingkungan Kementerian Agama, seperti berita, foto, dan video, mengalami peningkatan yang signifikan. Namun, permasalahan yang dihadapi adalah belum tertatanya pengelolaan dan penyimpanan hasil dokumentasi liputan pimpinan secara sistematis. Arsip dokumentasi sering tersebar di berbagai media penyimpanan, tidak terintegrasi, dan sulit ditelusuri kembali ketika dibutuhkan. Kondisi ini berdampak pada rendahnya efisiensi kerja, khususnya dalam penyusunan laporan dan evaluasi kegiatan pimpinan. Sebagai solusi atas permasalahan tersebut, disusun laporan aktualisasi berjudul “Pembuatan Inventarisasi Hasil Dokumentasi Liputan Pimpinan melalui Google Drive dan Google Sheet di Biro Humas dan Komunikasi Publik Sekretariat Jenderal Kementerian Agama”. Solusi yang ditawarkan berupa pemanfaatan platform digital Google Drive sebagai media penyimpanan terpusat dan Google Sheet sebagai alat inventarisasi data dokumentasi. Langkah pelaksanaan meliputi pengelompokan hasil dokumentasi berdasarkan jenis kegiatan dan pimpinan, penataan folder secara terstruktur, serta pencatatan metadata dokumentasi (judul kegiatan, tanggal, lokasi, dan tautan arsip) dalam Google Sheet yang terintegrasi. Hasil yang diperoleh dari implementasi solusi ini adalah tersedianya sistem inventarisasi dokumentasi yang lebih rapi, mudah diakses, dan aman. Integrasi dokumentasi dalam satu wadah digital meningkatkan efisiensi pencarian arsip, mendukung pemanfaatan ulang data, serta menunjang kinerja humas dalam penyusunan laporan dan penyediaan informasi publik secara optimal dan berkelanjutan.