OPTIMALISASI DIGITALISASI ARSIP RENCANA PEMBELAJARAN SEMESTER (RPS) MENGGUNAKAN AUTOCRAT

Deskripsi

Pengelolaan arsip Rencana Pembelajaran Semester (RPS) di perguruan tinggi sering menghadapi kendala, khususnya dalam aspek kerapian, standarisasi, serta efisiensi waktu. Kondisi faktual di Program Studi Pendidikan Fisika, FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta menunjukkan bahwa digitalisasi arsip RPS belum berjalan optimal. Hal ini menimbulkan berbagai permasalahan, seperti keterlambatan akses dokumen, potensi ketidakkonsistenan format, duplikasi data, serta rendahnya efektivitas administrasi akademik. Apabila dibiarkan, situasi tersebut dapat menghambat akreditasi, monitoring kurikulum, dan pelayanan informasi akademik kepada mahasiswa maupun dosen. Solusi yang ditawarkan untuk mengatasi isu tersebut adalah optimalisasi digitalisasi RPS melalui pemanfaatan aplikasi Autocrat, yaitu add-on Google Workspace yang memungkinkan otomatisasi penggabungan data dengan template dokumen. Inovasi ini dipilih karena mampu menghasilkan dokumen digital secara cepat, seragam, dan mudah diakses. Langkah pelaksanaan meliputi empat tahapan utama: (1) konsultasi dan klarifikasi isu bersama mentor untuk memvalidasi masalah serta solusi, (2) pelatihan dan simulasi penggunaan Autocrat, (3) implementasi bertahap digitalisasi RPS dengan mengonversi data manual ke format digital otomatis, dan (4) evaluasi serta penyempurnaan sistem berdasarkan umpan balik dari dosen dan staf prodi. Hasil implementasi menunjukkan adanya peningkatan signifikan dalam efisiensi waktu, standarisasi dokumen, dan keteraturan arsip digital. Proses yang sebelumnya memakan waktu lama dengan risiko kesalahan kini dapat dilakukan hanya dengan satu kali input data. Arsip digital tersimpan secara sistematis di Google Drive dan mudah diakses sesuai kebutuhan akademik. Selain itu, digitalisasi ini berkontribusi pada citra profesional prodi, mendukung kelancaran akreditasi, serta menjadi langkah nyata menuju transformasi digital perguruan tinggi. Dengan demikian, aktualisasi ini tidak hanya menyelesaikan persoalan teknis, tetapi juga menghadirkan model pengelolaan dokumen akademik yang adaptif, akuntabel, dan berkelanjutan.