Optimalisasi Kegiatan Reviu Dokumen Pengadaan Langsung Melalui Digitalisasi Arsip Di Biro Sumber Daya Manusia Sekretariat Jenderal Kementerian Agama

Deskripsi

Berdasarkan hasil observasi dan praktik di lapangan, masih terdapat sejumlah tantangan yang mengindikasikan bahwa layanan digitalisasi reviu dokumen barang/jasa belum berjalan secara optimal. Beberapa kendala yang sering ditemui antara lain adalah: 1. Proses reviu dokumen memakan waktu lama; 2. Mengurangi motivasi kerja; 3. Keterbatasan aksesibilitas data oleh pihak yang membutuhkan; serta 4. Berkurangnya efisiensi dalam mendukung proses pengambilan keputusan. Gagasan kreatif dari isu tersebut diimplementasikan dengan membuat pengarsipan dokumen dokumen secara sederhana digitalisasi melalui Dropbox. Digitalisasi ini memuat informasi dokumen-dokumen yang telah discan dan menjadi lebih efisien, efektivitas dan aksesibilitas. Untuk mewujudkan gagasan kreatif tersebut, kegiatan-kegiatan yang dilakukan selama masa habituasi adalah sebagai berikut : 1. Berkoordinasi dan berdiskusi dengan mentor mengenai core issue yang akan diambil; 2. Mengidentifikasi, mengumpulkan, dan mengklasifikasi dokumen pengadaan barang/jasa; 3. Digitalisasi arsip dokumen pengadaan barang/jasa; 4. Penyusunan struktur folder di cloud; dan 5. Melaksanakan upload dokumen dan Penyusunan panduan penginputan dokumen pengadaan Barang/Jasa. Hasil yang diperoleh adalah pemanfaatan Dropbox dan Panduan penginputan digitalisasi arsip dokumen PPBJ