OPTIMALISASI LAYANAN ADMINISTRASI PROGRAM STUDI MELALUI INOVASI DIGITAL DAN IMPLEMENTASI SISTEM PAPERLESS DI PROGRAM STUDI KIMIA UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

Deskripsi

Pelaksanaan aktualisasi ini bertujuan untuk menyelesaikan isu strategis terkait kurangnya pemanfaatan teknologi digital dalam administrasi Program Studi Kimia, Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Proses administrasi yang sebelumnya dilakukan secara manual menimbulkan berbagai kendala, seperti keterlambatan layanan, tingginya risiko kesalahan data, beban kerja sekretariat yang tidak proporsional, serta kurang optimalnya pelayanan kepada mahasiswa dan dosen. Untuk menjawab permasalahan tersebut, peserta merancang dan mengimplementasikan inovasi digital berbasis sistem paperless melalui integrasi Google Form, Google Sheets, dan Autocrat sebagai solusi yang efektif, efisien, dan mudah diterapkan. Aktualisasi dilakukan selama 30 hari melalui empat tahapan utama: konsultasi dengan coach dan mentor, perancangan sistem input digital, integrasi otomatisasi dokumen, serta uji coba dan sosialisasi sistem kepada dosen dan mahasiswa. Sistem yang dikembangkan mencakup pendaftaran seminar proposal, seminar hasil, dan sidang secara online, verifikasi berkas digital, serta penerbitan otomatis dokumen administrasi seperti undangan, berita acara, dan formulir penilaian. Implementasi sistem ini menghasilkan peningkatan signifikan pada efisiensi proses, akurasi data, kecepatan layanan, transparansi pelacakan dokumen, serta pengurangan penggunaan kertas. Selain memberikan dampak nyata pada tata kelola administrasi, kegiatan ini juga menunjukkan internalisasi nilai-nilai ASN BerAKHLAK, khususnya berorientasi pelayanan, akuntabel, kompeten, adaptif, harmonis, loyal, dan kolaboratif. Sistem yang dikembangkan mendukung peningkatan mutu layanan akademik, memperkuat tata kelola lembaga, serta menjadi model inovasi yang dapat direplikasi pada proses administrasi lain di lingkungan prodi dan fakultas. Dengan demikian, aktualisasi ini berkontribusi pada terwujudnya layanan akademik yang modern, efektif, dan berdaya saing di era digital.