OPTIMALISASI LAYANAN ALIH STATUS SPKK DAN PTKK MELALUI DIGITALISASI TERPUSAT PADA DIREKTORAT JENDERAL BIMBINGAN MASYARAKAT KRISTEN

Deskripsi

Isu utama yang diangkat adalah belum optimalnya layanan alih status Satuan Pendidikan Keagamaan Kristen (SPKK) dan Perguruan Tinggi Keagamaan Kristen (PTKK) di Ditjen Bimas Kristen. Proses masih dilakukan secara manual melalui email atau WhatsApp, tanpa sistem digital terpusat. Hal ini menimbulkan berbagai kendala seperti dokumen tercecer, sulit ditelusuri, lambatnya verifikasi, serta rendahnya transparansi dan akuntabilitas layanan. Kondisi tersebut berdampak pada pemohon, pegawai, hingga tata kelola pemerintahan. Sebagai solusi, ditawarkan digitalisasi layanan melalui Google Form dan Google Drive. Google Form digunakan untuk pengajuan permohonan secara daring, sementara Google Drive berfungsi sebagai sarana sentralisasi dan pengarsipan dokumen. Sistem ini dilengkapi dengan struktur folder terklasifikasi serta panduan teknis untuk memudahkan pemohon maupun pegawai. Langkah pelaksanaan dilakukan dengan pendekatan POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling). Tahap perencanaan meliputi identifikasi masalah dan penyusunan rancangan digitalisasi. Tahap pengorganisasian dilakukan dengan menyiapkan Google Form, struktur folder Drive, serta koordinasi internal. Tahap pelaksanaan mencakup uji coba form, simulasi unggah dokumen, serta sosialisasi penggunaan sistem. Tahap pengendalian dilakukan dengan monitoring efektivitas, meminta masukan rekan kerja dan atasan, serta penyempurnaan sistem berdasarkan evaluasi. Hasil yang diperoleh menunjukkan peningkatan signifikan: pemohon dapat mengajukan permohonan dengan format standar dan terdokumentasi otomatis; dokumen tersimpan rapi dalam Drive terpusat; proses verifikasi lebih cepat, transparan, dan akuntabel; serta beban kerja ASN berkurang karena tidak lagi harus mencari berkas manual. Selain itu, aktualisasi ini mendorong kompetensi digital ASN, efisiensi pelayanan publik, kepuasan masyarakat, dan penguatan reformasi birokrasi. Dengan demikian, penerapan solusi digital sederhana ini berhasil menyelesaikan permasalahan inti sekaligus menjadi fondasi awal transformasi layanan publik yang lebih modern, adaptif, dan terpercaya.