Optimalisasi layanan informasi dan konsultasi melalui media sosial

Deskripsi

Layanan informasi dan konsultasi kepegawaian di Kanwil Kementerian Agama Provinsi Kalimantan Barat pada awalnya belum berjalan optimal. Pegawai sering mengalami kebingungan dalam mencari rujukan yang tepat untuk menanyakan prosedur, persyaratan, atau kebijakan dasar. Ketiadaan kanal komunikasi yang terarah menyebabkan banyak pertanyaan disampaikan secara lisan tanpa dokumentasi yang jelas, sehingga menimbulkan potensi salah informasi dan perbedaan pemahaman antarpegawai. Kondisi inilah yang menjadi isu utama dalam kegiatan aktualisasi. Sebagai solusi, dikembangkan layanan konsultasi digital berbasis WhatsApp dan Google Form yang dilengkapi pamflet layanan, alur konsultasi, serta materi sosialisasi. Kanal ini dirancang agar mudah digunakan, dapat diakses dari berbagai wilayah, serta memastikan bahwa pertanyaan pegawai diproses secara tertib, terdokumentasi, dan sesuai kewenangan. Langkah pelaksanaan meliputi penyusunan materi layanan, pembuatan pamflet informasi, penyebaran kanal konsultasi melalui media internal, hingga melakukan sosialisasi kepada pegawai dari berbagai kabupaten/kecamatan. Selanjutnya dilakukan pendokumentasian pertanyaan yang masuk, rekapitulasi data, dan penyusunan tanggapan berdasarkan regulasi terkait, termasuk merujuk pada PermenPAN-RB Nomor 37 Tahun 2020 tentang Jabatan Fungsional Analis SDM Aparatur. Hasilnya menunjukkan peningkatan signifikan dalam pemanfaatan layanan. Tercatat 11 pegawai menggunakan Google Form dan 9 melalui WhatsApp, di mana 4 di antaranya sudah mengisi kedua kanal. Pegawai dari daerah terpencil turut terlayani tanpa harus datang ke Kanwil, sehingga proses klarifikasi menjadi lebih cepat, efisien, dan terdokumentasi. Secara keseluruhan, layanan ini terbukti mampu meningkatkan kualitas pelayanan kepegawaian sekaligus memperkuat nilai BerAKHLAK, terutama aspek Adaptif, Kolaboratif, dan Akuntabel.