OPTIMALISASI LAYANAN WHATSAPP PERPUSTAKAAN LPMQ DENGAN MEMBUAT LAYANAN CHATBOT (AI)

Deskripsi

Layanan WhatsApp Perpustakaan LPMQ merupakan salah satu kanal yang digunakan untuk memberikan informasi kepada masyarakat. Namun, dalam pelaksanaannya, layanan ini belum berjalan optimal. Beberapa isu utama yang muncul antara lain respons yang lambat atau tidak konsisten, di mana pesan dari pemustaka sering dibalas dalam waktu lama bahkan ada yang terlewat tanpa tanggapan. Selain itu, tidak adanya kejelasan jam layanan menyebabkan pengguna tidak mengetahui kapan mereka bisa menghubungi dan memperoleh jawaban. Informasi yang diberikan melalui WhatsApp pun kerap kurang lengkap atau tidak menjawab kebutuhan pengguna secara menyeluruh. Lebih jauh, ketiadaan Standar Operasional Prosedur (SOP) membuat alur pelayanan tidak terarah dan tidak memiliki pedoman yang baku. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, solusi yang ditawarkan adalah optimalisasi layanan WhatsApp dengan mengembangkan layanan chatbot berbasis AI. Chatbot ini berfungsi memberikan respons otomatis, cepat, konsisten, dan mampu menyajikan informasi dasar secara lengkap. Dengan adanya sistem ini, pengguna dapat memperoleh jawaban kapan saja tanpa bergantung pada keberadaan petugas. Langkah pelaksanaan meliputi: pemetaan kebutuhan informasi pemustaka, penyusunan database pertanyaan–jawaban, pengembangan chatbot AI, penyusunan SOP layanan, serta uji coba internal sebelum diluncurkan ke publik. Setelah implementasi, dilakukan monitoring berkala untuk memastikan chatbot berjalan efektif dan tetap relevan. Hasil yang diperoleh dari optimalisasi ini antara lain peningkatan kecepatan respons, konsistensi layanan, kejelasan jam operasional, tersedianya informasi yang lebih lengkap, serta adanya SOP yang menjadi acuan bagi petugas. Dengan demikian, layanan chat Perpustakaan LPMQ menjadi lebih profesional, efisien, dan mampu memenuhi kebutuhan informasi masyarakat secara optimal