Optimalisasi Manajemen Arsip Berbasis Digital Pada Bagian Akademik UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Deskripsi

Manajemen arsip pada bagian Akademik UIN Syarif Hidayatullah Jakarta hingga saat ini masih belum dikelola secara optimal, khususnya dalam hal pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Secara teknis, pencatatan data surat dilakukan secara manual menggunakan Microsoft Excel, sedangkan file digital (softfile) dari surat-surat tersebut disimpan terpisah di Google Drive. Kondisi ini menyebabkan proses pencarian, pelacakan, dan pengelompokan arsip menjadi tidak efisien dan tidak terintegrasi. Ketika dibutuhkan, pegawai harus membuka dua platform berbeda, Microsoft Excel untuk melihat nomor atau keterangan surat, lalu mencari file secara manual di Google Drive. Hal ini tidak hanya memakan waktu, tetapi juga meningkatkan risiko kesalahan pencatatan, redudansi data atau bahkan kehilangan arsip penting. Setelah menginventarisir dan memilah isu yang ada di unit kerja pada Bagian Akademik UIN Syarif Hidayatullah Jakarta serta berkonsultasi dengan rekan kerja melalui Coach dan Mentor, penulis merancang suatu gagasan dengan judul “Optimalisasi Manajemen Arsip Berbasis Digital Pada Bagian Akademik UIN Syarif Hidayatullah Jakarta”, yang akan di impelemtasikan pada masa habituasi dan aktualisasi di unit kerja Bagian Akademik UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.