OPTIMALISASI PENCATATAN PENERIMAAN BERKAS SURAT PERINTAH PENCAIRAN DANA (SP2D) MELALUI GOOGLE SHEETS DAN GOOGLE DRIVE YANG DAPAT DIAKSES BERSAMA OLEH TIM PADA DIREKTORAT PENGELOLAAN BIAYA OPERASIONAL HAJI

Deskripsi

Laporan aktualisasi ini mengkaji upaya perbaikan pada isu utama terkait belum optimalnya pencatatan penerimaan berkas Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) di Direktorat Pengelolaan Biaya Operasional Haji sebagai bagian dari implementasi Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil (Latsar CPNS) Golongan III Tahun 2025. Isu utama yang diidentifikasi sebagai masalah tersebut ditunjukkan dengan adanya ketidaksesuaian penulisan tahun, ketidakteraturan format, dan keterbatasan fitur yang digunakan. Kondisi ini berpotensi menghambat proses pencarian dana dan menurunkan akuntabilitas direktorat. Melalui analisis Mc Namara, solusi yang dipandang paling efektif dan efisien adalah mengembangkan template pencatatan digital berbasis Google Sheets dan Google Drive yang dapat diakses bersama oleh tim. Aktualisasi dilaksanakan melalui empat tahapan sistematis, yakni persiapan pelaksanaan aktualisasi, pembuatan template, uji coba template, serta evaluasi template dan penyusunan laporan aktualisasi. Hasil aktualisasi menunjukkan bahwa pengembangan template pencatatan digital berhasil meningkatkan konsistensi penulisan tahun, memperbaiki keteraturan format tabel, serta menyediakan penomoran otomatis yang mendukung efisiensi proses administrasi. Selain itu, integrasi pencatatan dan penyimpanan berbasis Google Sheets dan Google Drive memungkinkan akses bersama yang lebih terstruktur, sehingga memperkuat koordinasi dan kolaborasi dalam tim. Implementasi inovasi ini sekaligus merefleksikan penerapan nilai-nilai dasar ASN (BerAKHLAK), khususnya pada aspek akuntabilitas, kompetensi, adaptivitas, dan kolaborasi dalam mendukung tercapainya visi Kementerian Agama untuk mewujudkan masyarakat yang rukun, maslahat, dan cerdas. Secara keseluruhan, kegiatan aktualisasi ini memberikan kontribusi nyata terhadap peningkatan tata kelola pencatatan SP2D serta menunjukkan bahwa digitalisasi administrasi sederhana dapat menghasilkan dampak signifikan dalam mendukung efektivitas kerja organisasi. Temuan ini juga berpotensi direplikasi sebagai praktik baik pada unit kerja lain dengan karakteristik permasalahan serupa.