Optimalisasi Pengelolaan Arsip Dokumen Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Selatan Menuju Sistem Digital yang Efisien dan Akuntabel

Deskripsi

Laporan ini mengangkat isu utama berupa belum optimalnya digitalisasi arsip kepegawaian di Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Selatan. Kondisi awal menunjukkan arsip fisik yang tidak tertata rapi, sulit dicari, berisiko hilang atau rusak, serta ketiadaan SOP digitalisasi. Situasi ini berdampak pada lambatnya pelayanan administrasi dan rendahnya efisiensi kerja pegawai. Solusi yang ditawarkan adalah penerapan sistem digitalisasi arsip kepegawaian yang efisien, akuntabel, dan mudah diakses. Solusi ini dipilih melalui analisis akar masalah (fishbone) dan penapisan McNamara, yang menilai efektivitas, efisiensi, serta kemudahan implementasi. Digitalisasi arsip dinilai sebagai solusi paling tepat untuk mendukung Smart ASN dan manajemen ASN modern. Langkah pelaksanaan meliputi: Konsultasi isu dengan mentor dan coach. Menyusun perangkat sistem arsip digital berbasis Gdrive dan Excel. Menyusun dan mensosialisasikan SOP digitalisasi arsip kepada pegawai. Mengelompokkan dokumen prioritas untuk didigitalisasi terlebih dahulu. Melakukan uji coba digitalisasi serta input dokumen. Melaksanakan evaluasi efektivitas sistem serta perbaikan berkelanjutan. Hasil aktualisasi menunjukkan perubahan signifikan. Dokumen kini lebih mudah dicari, waktu pencarian berkurang drastis dari 10–15 menit menjadi 3–5 menit, dan tersedia back-up digital yang aman. SOP digitalisasi berhasil disusun dan diimplementasikan, sehingga alur kerja lebih tertib dan seragam. Bagi peserta, kemampuan pengelolaan digital meningkat ±60%; bagi unit kerja, pelayanan menjadi lebih cepat dan akuntabel; bagi stakeholder dan masyarakat, proses administrasi menjadi lebih transparan dan efisien. Digitalisasi arsip ini terbukti mendukung nilai BerAKHLAK, memperkuat budaya kerja modern, serta meningkatkan kualitas layanan kepegawaian secara menyeluruh.