OPTIMALISASI PENGELOLAAN DAN TATA PERSURATAN UNTUK PEMANTAUAN STATUS SURAT DI TIM PNBP BLU BIRO KEUANGAN DAN BMN MENGGUNAKAN GOOGLE WORKSPACE

Deskripsi

Isu yang diangkat dalam laporan aktualisasi ini adalah belum efektifnya pengelolaan dan pemantauan status tata persuratan di Tim PNBP BLU Biro Keuangan dan BMN. Proses surat-menyurat masih dilakukan secara manual menggunakan spreadsheet sederhana tanpa sistem pelacakan yang terintegrasi, sehingga sering terjadi keterlambatan tindak lanjut, kesulitan melacak posisi surat, dan kurangnya transparansi administrasi. Solusi yang ditawarkan berupa pengembangan aplikasi web sederhana berbasis Google Workspace yang berfungsi untuk mencatat, melacak, dan memperbarui status surat masuk dan keluar secara digital. Aplikasi ini dibangun dengan memanfaatkan Google Sites sebagai antarmuka utama, Google Forms untuk input data, Google Sheets sebagai basis data, dan Google Apps Script sebagai penghubung antar-komponen. Langkah pelaksanaan kegiatan meliputi: (1) identifikasi kebutuhan pengguna melalui diskusi dengan mentor dan pegawai senior; (2) perancangan dan pembuatan aplikasi prototipe; (3) uji coba aplikasi bersama rekan kerja; (4) penyempurnaan berdasarkan masukan dan pembuatan panduan penggunaan; serta (5) penyusunan laporan aktualisasi. Seluruh tahapan dilaksanakan dengan penerapan nilai-nilai ASN BerAKHLAK, terutama aspek akuntabilitas, kompetensi, kolaborasi, dan adaptif. Hasil yang diperoleh adalah aplikasi pemantauan status surat versi 1.0 yang telah digunakan di Tim PNBP BLU dan mendapat tanggapan positif dari pengguna karena mempermudah pelacakan surat serta meningkatkan efisiensi dan transparansi tata persuratan. Melalui inovasi ini, proses administrasi menjadi lebih cepat, akurat, dan terdokumentasi dengan baik, sekaligus mendukung transformasi digital serta penerapan prinsip Good Governance di lingkungan Kementerian Agama.