Optimalisasi Pengelolaan Data Berbasis Teknologi Informasi Spreadsheet Sebagai Efisiensi di Subbagian Tata Usaha Staf Ahli dan Staf Khusus Menteri Agama dan Wakil Menteri Agama Sekretariat Jenderal Kementerian Agama

Deskripsi

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara di Subbagian Tata Usaha Staf Ahli dan Staf Khusus Menteri Agama dan Wakil Menteri Agama, penulis menemukan bahwa pengelolaan data administrasi belum berjalan secara optimal. Proses pengarsipan dan pencatatan data masih dilakukan secara manual dan belum terintegrasi secara digital, sehingga menyebabkan keterlambatan pencarian data, potensi duplikasi, serta rendahnya efisiensi pelayanan administrasi. Untuk menjawab permasalahan tersebut, penulis merancang database digital sederhana berbasis teknologi informasi spreadsheet (Google Sheet/Excel Online) yang dapat digunakan sebagai media pengelolaan data terpusat. Sistem ini dirancang agar mudah diakses, diperbarui secara real-time, serta memungkinkan monitoring arsip dan data kepegawaian secara lebih efektif. Langkah pelaksanaan dimulai dari identifikasi kebutuhan sistem, perancangan struktur database, input data kepegawaian dan surat menyurat, uji coba sistem, hingga evaluasi hasil penerapan bersama mentor dan pegawai. Seluruh proses dilaksanakan dengan mengintegrasikan nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK, khususnya akuntabel, kompeten, adaptif, dan kolaboratif. Hasil aktualisasi menunjukkan bahwa penerapan sistem berbasis spreadsheet mampu meningkatkan efisiensi waktu pencarian data, memperkuat transparansi administrasi, serta meminimalkan risiko kehilangan arsip. Dengan sistem ini, pengelolaan data di Subbagian Tata Usaha menjadi lebih tertib, efisien, dan mendukung kinerja organisasi menuju tata kelola pemerintahan yang profesional dan berbasis digital.