OPTIMALISASI PENGELOLAAN DOKUMEN DIGITAL PERTIMBANGAN HUKUM MELALUI GOOGLE DRIVE DI BIRO HUKUM DAN KERJA SAMA LUAR NEGERI

Deskripsi

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan, teridentifikasi adanya inefisiensi signifikan dalam pengelolaan dokumen digital pertimbangan hukum di Biro Hukum dan Kerja Sama Luar Negeri. Akar masalah terletak pada empat faktor kunci, yaitu aspek sumber daya manusia (man) yang memiliki literasi digital terbatas, ketidakteraturan material dokumen (material), metode kerja (method) yang belum terintegrasi, serta lingkungan kerja (mother nature) yang belum sepenuhnya mendukung transformasi digital. Analisis menggunakan pendekatan kualitatif melalui diagram fishbone dan teknik prioritasi McNamara menunjukkan bahwa solusi paling efektif dan feasible adalah optimalisasi pemanfaatan platform Google Drive. Peserta Latsar kemudian mengimplementasikan solusi tersebut melalui metode action research yang terdiri dari fase persiapan, uji coba (pilot project), dan evaluasi pada saat aktualisasi. Sistem yang baru berhasil mentransformasi tata kelola dokumen dari yang semula bersifat manual dan tersebar menjadi terdigitalisasi dan terpusat. Efisiensi waktu pencarian dokumen meningkat drastis, dari yang sebelumnya bisa memakan waktu berjam-jam menjadi hanya hitungan menit. Transparansi dan akuntabilitas juga terbangun, karena setiap perubahan dan akses terhadap dokumen dapat dilacak melalui log history. Kolaborasi antar tim menjadi lebih lancar, memungkinkan penyusunan pertimbangan hukum dilakukan secara lebih cepat dan terintegrasi. Pada akhirnya, inovasi sederhana ini tidak hanya memecahkan masalah administratif, tetapi juga memperkuat fondasi pelayanan hukum Biro Hukum yang lebih responsif, akuntabel, dan adaptif di era digital.