Optimalisasi Pengelolaan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa melalui Pengarsipan Terpusat dan Standarisasi Dokumen Digital di UPT Asrama Haji Embarkasi Jakarta

Deskripsi

Isu yang diangkat dalam laporan ini adalah belum optimalnya pengarsipan dan pengelolaan dokumen pengadaan barang/jasa di UPT Asrama Haji Embarkasi Jakarta. Selama ini, dokumen disimpan secara terpisah oleh masing-masing anggota tim, belum terdapat standar penomoran maupun penamaan dokumen digital, serta belum tersedia panduan baku untuk pengarsipan. Kondisi ini menimbulkan berbagai kendala, seperti kesulitan pencarian dokumen, risiko kehilangan arsip penting, hambatan dalam proses audit dan pelaporan, hingga mengurangi efektivitas kerja tim. Solusi yang ditawarkan adalah mengembangkan sistem pengarsipan dokumen terpusat berbasis Google Drive dan Google Spreadsheet, yang dilengkapi dengan format penamaan serta penomoran dokumen digital secara seragam. Solusi ini dipilih karena dinilai paling efektif, efisien, mudah diterapkan, serta sejalan dengan transformasi digital ASN (Smart ASN) tanpa memerlukan biaya tambahan karena memanfaatkan platform digital gratis. Hasil yang diperoleh menunjukkan bahwa pengarsipan dokumen kini lebih terstruktur, terpusat, dan dapat diakses bersama secara real-time. Standarisasi penamaan dan penomoran dokumen memudahkan pencarian, pelacakan, dan pelaporan. Selain itu, tersedia panduan sederhana untuk kelengkapan arsip. Dampaknya adalah meningkatnya efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas pengelolaan dokumen pengadaan. Bagi instansi, administrasi menjadi lebih tertib; bagi auditor dan penyedia barang/jasa, proses verifikasi lebih mudah; sedangkan bagi masyarakat, layanan publik menjadi lebih responsif dan terpercaya.