Optimalisasi Pengelolaan Pengadaan dan Persediaan ATK Melalui Perbaikan Template Surat Pengajuan dan Pembuatan Dashboard Stok Pada Subdirektorat Bina Lembaga PPIU dan PIHK Ditjen PHU

Deskripsi

Laporan aktualisasi ini mengangkat isu belum optimalnya pengelolaan pengadaan dan persediaan Alat Tulis Kantor (ATK) pada Subdirektorat Bina Lembaga PPIU dan PIHK Ditjen Penyelenggaraan Haji dan Umrah. Permasalahan utama muncul karena proses pengajuan dan pencatatan stok ATK masih dilakukan secara manual menggunakan template surat sederhana yang hanya memuat nama barang dan jumlah, tanpa spesifikasi detail. Kondisi ini mengakibatkan data stok tidak akurat, keterlambatan pemenuhan kebutuhan, potensi pengadaan ganda, serta rendahnya efisiensi penggunaan anggaran. Selain itu, tidak adanya dashboard stok menyebabkan pegawai dan pimpinan kesulitan memantau ketersediaan ATK secara cepat. Solusi yang ditawarkan adalah optimalisasi sistem melalui dua langkah inti, yaitu perbaikan template surat pengajuan ATK agar lebih lengkap dan informatif, serta pembuatan dashboard stok berbasis Excel/Google Sheet yang menampilkan informasi persediaan secara real time. Proses pelaksanaan meliputi identifikasi masalah, desain dan penyusunan template baru, pembuatan dashboard visual (pie chart dan bar chart), sosialisasi penggunaan kepada pegawai, serta evaluasi penerapan di lingkungan kerja. Hasil aktualisasi menunjukkan adanya peningkatan signifikan dalam ketertiban administrasi, akurasi pencatatan, dan efisiensi distribusi ATK. Dashboard yang tersedia mempermudah pengambilan keputusan dan meningkatkan transparansi pengelolaan barang. Pegawai lebih mudah melakukan pengajuan ATK, sementara pimpinan dapat memonitor penggunaan sumber daya secara lebih efektif. Implementasi ini sekaligus mendukung internalisasi nilai-nilai BerAKHLAK serta penguatan budaya kerja berbasis data dan teknologi dalam mewujudkan Smart ASN.