OPTIMALISASI PENGUMPULAN KELENGKAPAN BERKAS PERJALANAN DINAS PARA PEGAWAI DENGAN G-DRIVE DI BIRO HUKUM DAN KERJA SAMA LUAR NEGERI SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN AGAMA RI

Deskripsi

Pelaksanaan kegiatan aktualisasi berjudul “Optimalisasi Pengumpulan Kelengkapan Berkas Perjalanan Dinas Para Pegawai dengan G-Drive di Biro Hukum dan Kerja Sama Luar Negeri” berhasil menjawab permasalahan utama di unit kerja, yaitu belum optimalnya sistem pengumpulan berkas pertanggungjawaban perjalanan dinas. Sebelumnya, proses pengumpulan dilakukan secara manual dengan menyerahkan dokumen fisik ke bendahara, yang sering menimbulkan kendala seperti keterlambatan, ketidaklengkapan dokumen, serta risiko kehilangan berkas. Ketiadaan panduan resmi juga membuat sebagian pegawai belum memahami jenis dokumen yang wajib dilampirkan, sehingga memperlambat proses verifikasi dan pelaporan keuangan serta menurunkan akuntabilitas biro. Melalui kegiatan aktualisasi, permasalahan tersebut diatasi dengan pendekatan digital yang lebih efisien. Inovasi dilakukan melalui penyusunan SOP sederhana berupa panduan dan checklist dokumen wajib seperti surat tugas, tiket, boarding pass, bukti penginapan, dan kwitansi transportasi. Selain itu, dibuat sistem pengumpulan digital menggunakan Google Form yang terhubung otomatis ke Google Drive sebagai wadah penyimpanan berkas. Sosialisasi juga dilaksanakan untuk memberikan pemahaman dan membangun komitmen pegawai agar tertib dan disiplin dalam pelaporan. Sebagai pelengkap, diterapkan sistem pengingat melalui WhatsApp guna mengingatkan tenggat waktu pengumpulan berkas. Fitur ini efektif meningkatkan kepatuhan pegawai terhadap jadwal. Secara keseluruhan, kegiatan ini berhasil meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas dalam pengelolaan berkas perjalanan dinas, serta berpotensi menjadi praktik baik yang dapat direplikasi di unit kerja lain di lingkungan Kementerian Agama.