OPTIMALISASI PERAN DAN TUGAS TIM KEHUMASAN SEBAGAI UPAYA PENINGKATAN EFEKTIVITAS LAYANAN INFORMASI DI DITJEN PENYELENGGARAAN HAJI DAN UMRAH

Deskripsi

Aktualisasi ini mengangkat isu belum optimalnya pembagian peran dan tugas dalam Tim Kehumasan di Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah (Ditjen PHU) Kementerian Agama RI. Kondisi awal menunjukkan bahwa tidak adanya struktur kerja yang terdokumentasi menyebabkan tumpang tindih pekerjaan, ketimpangan beban kerja, serta menurunnya efektivitas dan kualitas pelayanan informasi publik. Sebagai solusi, penulis menginisiasi kegiatan “Memfasilitasi Penyusunan Pembagian Tugas Tim Kehumasan di Ditjen PHU” yang terdiri dari lima langkah utama: berkoordinasi dengan mentor terkait rencana aktualisasi, mengidentifikasi dan mencatat pola pembagian tugas yang berjalan, mengkomunikasikan hasil identifikasi tersebut kepada pimpinan sebagai bahan masukan perbaikan pembagian tugas, membantu mendokumentasikan hasil pembagian tugas sesuai arahan atau kesepakatan tim, dan melaksanakan tugas sesuai peran yang disepakati. Kegiatan ini diimplementasikan sepanjang bulan Juli–Agustus 2025. Hasil aktualisasi menunjukkan adanya peningkatan signifikan dalam efektivitas kerja tim. Setiap anggota kini memiliki 3 peran utama yang sesuai kompetensi, sehingga koordinasi internal menjadi lebih terarah dan hasil produk kehumasan (berita, video, infografis, dll.) lebih konsisten dan berkualitas. Selain itu, kegiatan ini telah berhasil menginternalisasi nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK seperti Akuntabel, Kolaboratif, Kompeten, dan Berorientasi Pelayanan. Manfaat yang diperoleh dari kegiatan ini antara lain: (1) Bagi individu - meningkatkan kemampuan manajerial, koordinasi, dan komunikasi tim; (2) Bagi instansi - struktur kerja yang lebih jelas, distribusi beban kerja yang adil, dan output kehumasan yang lebih konsisten; (3) Bagi stakeholder - proses koordinasi dengan tim humas menjadi lebih cepat karena adanya penanggung jawab yang jelas; (4) Bagi masyarakat - informasi publik disampaikan dengan lebih cepat, tepat, dan menarik melalui berbagai kanal publikasi. Aktualisasi ini diharapkan menjadi praktik baik dalam penguatan tata kelola kehumasan di lingkungan Ditjen PHU.