OPTIMALISASI PERENCANAAN PENGELOLAAN DATA DIGITAL MELALUI PEMBUATAN BAGAN ALUR BISNIS PROSES PADA TIM PENYUSUNAN RENCANA STRATEGIS BIRO PERENCANAAN DAN PENGANGGARAN

Deskripsi

Isu utama yang diangkat dalam kegiatan aktualisasi adalah belum tersedianya bagan alur bisnis proses pengelolaan data digital pada Tim Penyusunan Rencana Strategis (Renstra) Biro Perencanaan dan Penganggaran. Kondisi ini menyebabkan proses pencarian, verifikasi, dan integrasi data menjadi tidak optimal, rentan duplikasi, sulit diakses, serta sering mengakibatkan keterlambatan dan ketidakkonsistenan data dalam penyusunan Renstra. Dampaknya adalah meningkatnya beban kerja tim, potensi kesalahan data, menurunnya akurasi analisis, dan kurang terjaminnya akuntabilitas proses perencanaan. Solusi yang ditawarkan adalah menyusun bagan alur bisnis proses perencanaan pengelolaan data digital yang terstruktur dan mudah dipahami. Solusi ini dipilih melalui analisis USG dan McNamara, dan dinilai paling efektif, efisien, serta mudah diimplementasikan. Bagan alur ini dirancang untuk menstandarkan tahapan pengumpulan, penyimpanan, verifikasi, hingga penggunaan data dalam penyusunan Renstra. Langkah pelaksanaannya meliputi: (1) Perencanaan—melakukan konsultasi, diskusi, dan identifikasi kebutuhan alur data bersama ketua tim dan rekan kerja. (2) Penyusunan—merancang draft awal alur data, melakukan screening dokumen digital, serta menyempurnakan rancangan berdasarkan referensi dan masukan tim. (3) Pelaksanaan—menyusun diagram alur dan infografis final lalu menyerahkannya kepada ketua tim. (4) Monitoring dan evaluasi—melakukan sosialisasi kecil, meminta umpan balik, memperbaiki alur, serta menyusun laporan akhir. Hasil yang diperoleh meliputi tersusunnya bagan alur pengelolaan data digital yang terstandar, meningkatnya efisiensi kerja tim, perbaikan kualitas data, kemudahan monitoring dan audit, serta terciptanya role model tata kelola data yang lebih akuntabel dan mendukung transformasi digital menuju Smart ASN.