OPTIMALISASI PERMOHONAN KEBUTUHAN OPERASIONAL DAN BARANG MILIK NEGARA MELALUI SRIKANDI DI SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL BIMBINGAN MASYARAKAT KATOLIK

Deskripsi

Berdasarkan tugas perbantuan dalam kegiatan stock opname di gudang persediaan Sekretariat Direktorat Jenderal Bimbingan Masyarakat Katolik, ditemukan sejumlah kelemahan yang perlu segera dibenahi, khususnya terkait masih digunakannya kertas fisik untuk permohonan barang serta ketidaksesuaian antara data fisik dan data yang diinput. Hal ini menunjukkan bahwa pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan kebutuhan operasional persediaan rumah tangga belum optimal. Sebagai solusi kreatif, diusulkan optimalisasi sistem permohonan kebutuhan operasional dan Barang Milik Negara (BMN) melalui pemanfaatan aplikasi SRIKANDI, yaitu sistem informasi kearsipan dinamis terintegrasi yang mendukung tata kelola pemerintahan berbasis elektronik sesuai dengan Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), serta mendukung Asta Protas Kementerian Agama Republik Indonesia Tahun 2025–2029 poin kedelapan tentang Digitalisasi Tata Kelola. Implementasi gagasan ini dirancang dalam empat kegiatan selama 30 hari kalender, meliputi: (1) konsultasi dan koordinasi dengan mentor terkait program yang akan dilaksanakan, (2) penyusunan perencanaan dan format nota dinas permohonan, (3) pelaksanaan rapat sosialisasi penggunaan nota dinas melalui SRIKANDI, dan (4) monitoring serta evaluasi kegiatan. Hasil yang dicapai antara lain: proses permohonan kebutuhan operasional dan BMN dapat dilakukan langsung melalui aplikasi SRIKANDI, format nota dinas digunakan secara seragam di seluruh unit kerja Ditjen Bimas Katolik, serta proses disposisi oleh Kepala Bagian Umum dan BMN menjadi lebih mudah. Kegiatan aktualisasi ini juga mendukung pengarsipan dokumen secara digital, mewujudkan sistem kerja paperless, mengurangi potensi risiko temuan, dan mencegah kesalahpahaman antarunit kerja melalui rekaman proses yang terdokumentasi secara elektronik.