OPTIMALISASI SISTEM ABSENSI TAMU BERBASIS DIGITAL DI RUANG TATA USAHA PIMPINAN SEKRETARIS JENDERAL KEMENTERIAN AGAMA RI

Deskripsi

su utama yang diangkat dalam laporan aktualisasi ini adalah belum tersedianya sistem absensi tamu di ruang Tata Usaha Pimpinan Sekretaris Jenderal Kementerian Agama yang terdokumentasi dengan baik, baik secara manual maupun digital. Kondisi tersebut menyebabkan data kunjungan tidak lengkap, sulit ditelusuri, dan menghambat efektivitas pelayanan kepada pimpinan. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, peserta aktualisasi mengembangkan solusi berupa digitalisasi sistem absensi tamu berbasis barcode yang terintegrasi dengan Google Form dan Google Sheet. Sistem ini dirancang agar pencatatan kunjungan tamu dilakukan secara otomatis, real time, dan tersimpan rapi di arsip digital. Langkah pelaksanaan kegiatan meliputi: (1) perancangan format absensi digital dengan Google Form dan Sheet, (2) pembuatan serta pemasangan barcode di area penerimaan tamu, (3) sosialisasi penggunaan sistem kepada staf tata usaha dan resepsionis, (4) uji coba sistem absensi digital, dan (5) evaluasi pelaksanaan serta penyempurnaan sistem berdasarkan masukan pengguna. Seluruh kegiatan dilaksanakan pada Agustus–September 2025 dengan penerapan nilai-nilai ASN BerAKHLAK secara menyeluruh. Hasil aktualisasi menunjukkan peningkatan signifikan dalam efisiensi dan akurasi administrasi: waktu absensi berkurang 70–80%, data kunjungan tercatat otomatis dan siap digunakan untuk laporan pimpinan, serta tingkat kepuasan tamu mencapai 85%. Sistem ini memperkuat akuntabilitas, transparansi, dan profesionalitas layanan tata usaha pimpinan. Sebagai tindak lanjut, direncanakan evaluasi berkala setiap dua minggu, pengembangan fitur tambahan seperti notifikasi otomatis, serta pelatihan internal bagi pengguna baru agar sistem dapat berjalan berkelanjutan dan direplikasi ke unit lain.