OPTIMALISASI SISTEM PENGADUAN DUGAAN PELANGGARAN BERBASIS GOOGLE FORM IAIN PONTIANAK

Deskripsi

isu yang diangkat: “Belum optimalnya sistem pelaporan dugaan pelanggaran yang aman dan mudah diakses di IAIN Pontianak.” Kondisi sebelum aktualisasi, pelaporan masih dilakukan secara manual melalui datang langsung ke SPI atau chat WhatsApp, sedangkan kanal digital yang ada seperti SP4Lapor (KPK) dan SIMDUMAS (Itjen) belum sesuai kebutuhan internal kampus. Akibatnya, dokumentasi laporan tidak terpusat dan partisipasi sivitas akademika dalam pelaporan rendah. Solusi yang ditawarkan: Membuat Sistem Pelaporan Dugaan Pelanggaran Digital Resmi Kampus melalui Google Form. Langkah Pelaksanaan: Kegiatan dilakukan selama masa habituasi (16 Okt – 19 Nov 2025) dengan enam langkah utama: 1. Konsultasi dengan Mentor Membuat janji, menerima arahan, dan mendapatkan persetujuan kegiatan aktualisasi. 2. Identifikasi Kebutuhan Sistem Mengkaji SOP SPI Mengkaji regulasi WBS, Menentukan jenis pelanggaran yang difasilitasi 3. Merancang Sistem Pelaporan (Google Form) Membuat email resmi pelaporan, Mendesain formulir pelaporan, Melakukan pengecekan dan verifikasi desain 4. Uji Coba Sistem Menyampaikan rancangan ke mentor, Melakukan uji coba bersama, Menyempurnakan sistem berdasarkan masukan 5. Sosialisasi & Publikasi Publikasi melalui: Instagram, Facebook, TikTok Grup WhatsApp fakultas QR Code dan link pelaporan Masyarakat kampus memberikan respon positif. 6. Penyusunan Laporan Aktualisasi Mengumpulkan dokumentasi, menyusun laporan, hingga persetujuan mentor. Hasil yang diperoleh: a. Sistem Pelaporan Digital Resmi Kampus Berhasil Dibuat Sistem kini: cepat aman dapat diakses kapan saja terdokumentasi otomatis, b. Laporan Pertama Masuk Selama Masa Habituasi Satu laporan keluhan masuk, dan telah: Diterima SPI Diberikan notifikasi awal kepada pelapor Diverifikasi oleh Kepala SPI Diteruskan ke unit terkait Dimonitor penyelesaiannya, dan c. Proses Tindak Lanjut Lebih Cepat dan Terstruktur Alur digital: Pelapor → SPI → Verifikasi → Unit Terlapor → Klarifikasi → Penyelesaian → Notifikasi Penutupan, d. Efektivitas dan Aksesibilitas Meningkat Sistem baru: meningkatkan partisipasi sivitas akademika memperkuat budaya integritas mendukung transformasi digital kampus.