OPTIMALISASI SISTEM PENGARSIPAN DIGITAL LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ) SUBDIREKTORAT PENDIDIKAN AGAMA ISLAM PADA PERGURUAN TINGGI UMUM

Deskripsi

Dari hasil pengamatan dan diskusi dengan rekan kerja sejawat dan pimpinan di Subdirektorat Pendidikan Agama Islam pada Perguruan Tinggi Umum, Direktorat Jenderal Pendidikan Islam maka penulis mengidentifikasi core issue yang dihadapi adalah belum optimalnya pengelolaan sistem pengarsipan dokumen Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) milik subdirektorat Pendidikan Agama Islam pada Perguruan Tinggi Umum secara digital. Setelah ditentukan isu utama , selanjutnya dilakukan identifikasi akar masalah dengan menggunakan metode fishbone diagram/ Cause and Efect yang digunakan untuk memahami persoalan dengan memetakan masalah berdasarkan cabang-cabang terkait dan lebih menekankan pada hubungan sebab akibat yang terdiri dari manusia (man), metode (method), mesin (machine) dan Material sedangkan dalam memilih dan menetapkan solusi terbaik digunakan tapisan McNamara dengan mempertimbangkan aspek efektivitas, efisiensi dan kemudahan. Pelaksanaan kegiatan aktualisasi dilakukan dengan menyusun jadwal kegiatan aktualisasi dalam bentuk matrik jadwal sebagai panduan waktu dalam menyelesaikan masing-masing kegiatan agar dapat berjalan dengan maksimal. Perencanaan kegiatan ini disusun secara sistematis agar pelaksanaan berjalan dengan lancar, terarah, dan sesuai dengan tahapan yang telah direncanakan. Matrik tersebut memuat rincian kegiatan mulai dari Perencanaan Penyusunan, Pengorganisasian, Pelaksanaan Validasi dan Finalisasi Penerapan aplikasi dashboard arsip serta melakukan Evaluasi Dampak dari aplikasi dashboard arsip Hasil pelakasanaan aktualisasi Sistem arsip digital ini telah terbukti efektif dalam mengatasi isu utama terkait belum optimalnya pengelolaan sistem pengarsipan dokumen Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) milik subdirektorat Pendidikan Agama Islam pada Perguruan Tinggi Umum secara digital. Hal ini dikonfirmasi berdasarkan hasil umpan balik melalui notulensi hasil wawancara dengan rekan kerja subdirektorat Pendidikan Agama Islam pada Perguruan Tinggi Umum yang menunjukkan respon yang sangat positif. Mayoritas pengguna menilai sistem arsip digital sebagai aplikasi arsip yang efisien, efektif dan mudah dipahami sehingga memudahkan mereka dalam pengelolaan arsip dokumen. Selain itu penyediaan data menjadi lebih cepat sehingga pimpinan dan staf dalam mengakses informasi penting tentang Laporan Pertanggung Jawaban tidak harus menelusuri folder arsip manual