PEMBUATAN SISTEM DIGITALISASI PENGARSIPAN JAMINAN PENAWARAN ASLI MENGGUNAKAN GOOGLE WORKSPACE

Deskripsi

Ketiadaan pengarsipan digital surat jaminan penawaran menunjukkan masih adanya kelemahan dalam tata kelola dokumen di lingkungan ASN. Tanpa sistem digital, surat jaminan penawaran sulit ditelusuri kembali ketika diperlukan, sehingga berisiko menunda proses administrasi. Kondisi ini jelas tidak sejalan dengan prinsip manajemen ASN yang menekankan keteraturan, efisiensi, dan akuntabilitas. Selain itu, ketiadaan pengarsipan digital juga menjadi penghambat dalam implementasi Smart ASN yang berbasis pada pemanfaatan teknologi informasi. Masalah ini muncul dikarenakan belum adanya digitalisasi sistem monitoring status surat jaminan, seperti kapan surat ini diberikan kepada UKPBJ, siapa yang memberikan, siapa yang menerima, pekerjaan apa yang dijamin oleh pihak penyedia, dan kapan surat ini diambil kembali oleh penyedia saat penyedia tidak terpilih sebagai pemenang tender. Langkah solusi yang dipilih yaitu membuat sebuah sistem pengarsipan digital menggunakan Google Workspace, yaitu Google Drive, Spreadsheet, dan menggunakan AppScript untuk inti dari sistem yang dibuat. Sistem dibuat dengan basis data pada Spreadsheet, lalu didalamnya dituliskan beberapa baris kode untuk pengintegrasian antar data pada Spreadsheet dan Google Drive, dikarenakan ada beberapa data seperti dokumen jaminan penawaran dalam bentuk softfile / pdf. Penulisan kode dilakukan pada ekstensi AppScript bawaan dari Spreadsheet, sehingga sistem dapat membaca dan mengkonversi dokumen yang diunggah menjadi tautan / link yang dapat langsung dibuka pada Spreadsheet, sedangkan untuk dokumennya tersimpan pada Google Drive.