PENERAPAN SISTEM PELAPORAN DIGITAL BARANG TIDAK TERPAKAI UNTUK MENINGKATKAN EFISIENSI DAN KETERTIBAN PENGELOLAAN GUDANG DI LINGKUNGAN UNIT PELAKSANA TEKNIS ASRAMA HAJI EMBARKASI JAKARTA

Deskripsi

Isu utama dalam laporan ini adalah lemahnya mekanisme pelaporan barang tidak terpakai di UPT Asrama Haji Embarkasi Jakarta. Selama ini, pelaporan dilakukan secara lisan tanpa bukti tertulis sehingga menimbulkan potensi miskomunikasi, keterlambatan tindak lanjut, dan kesulitan saat audit. Kondisi tersebut juga berisiko membuat data inventaris tidak akurat serta menghambat proses redistribusi maupun penghapusan barang. Solusi yang ditawarkan adalah penerapan sistem pelaporan digital berbasis Google Form. Sistem ini memungkinkan setiap laporan terdokumentasi otomatis, dapat diekspor menjadi PDF sebagai bukti formal, dan dicetak untuk ditandatangani oleh pihak terkait. Langkah ini dipilih karena efektif, efisien, mudah diakses seluruh pegawai, serta tidak memerlukan perangkat tambahan yang rumit. Pelaksanaan aktualisasi dilakukan dalam empat tahap: (1) persiapan melalui diskusi dengan mentor dan penyusunan format pelaporan, (2) penyelenggaraan sistem digital dengan membuat form, menyebarkan link/barcode, serta memberikan panduan, (3) monitoring melalui evaluasi laporan masuk serta identifikasi kendala teknis, dan (4) evaluasi serta penyempurnaan sistem, termasuk penambahan fitur pengingat email dan indikator visual dalam spreadsheet. Hasil yang diperoleh menunjukkan perubahan signifikan. Sebelum aktualisasi, tidak ada laporan digital, pelaporan bersifat lisan, dan tindak lanjut bisa lebih dari lima hari. Setelah penerapan sistem, 100% pelaporan dilakukan melalui Google Form, tindak lanjut rata-rata hanya H+1 hingga H+3, dan seluruh 27 gedung telah menunjuk penanggung jawab pelaporan. Manfaat yang dirasakan meliputi meningkatnya akuntabilitas, ketertiban administrasi, efisiensi kerja, transparansi antarunit, hingga optimalisasi layanan publik bagi jemaah haji.