PENGELOLAAN DOKUMEN MADRASAH SECARA TERPUSAT MENGGUNAKAN GOOGLE SITE

Deskripsi

MAN 9 Jakarta Timur menghadapi masalah dokumen madrasah yang belum terpusat. Dokumen penting—seperti administrasi guru, perangkat pembelajaran, dan arsip bidang—tersimpan terpisah di akun pribadi atau dibagikan melalui WhatsApp tanpa repositori induk. Tidak adanya SOP serta penyimpanan yang tidak sistematis menimbulkan duplikasi file, sulitnya pencarian dokumen, dan inefisiensi waktu kerja guru serta manajemen. Melalui analisis Fishbone dan Tapisan McNamara, solusi terbaik adalah membuat Google Site sebagai repositori induk dokumen madrasah. Google Site dipilih karena paling efektif, efisien, mudah digunakan, dan mendukung transformasi digital sesuai prinsip Smart ASN dan nilai BerAKHLAK. Kegiatan aktualisasi mencakup lima tahap utama: Koordinasi dengan mentor untuk memvalidasi isu dan menyepakati rancangan solusi. Mendesain Google Site, termasuk struktur menu, tampilan visual, dan kebutuhan folder per bidang. Mengumpulkan dan mengintegrasikan tautan dokumen dari seluruh bidang, memverifikasi kelayakan, dan menata ulang dalam struktur terpusat. Sosialisasi kepada guru, melalui paparan, panduan digital, praktik langsung, serta pendampingan penggunaan Google Site. Penyusunan laporan aktualisasi serta permintaan persetujuan mentor. Setelah aktualisasi, seluruh dokumen madrasah berhasil dipusatkan dalam Google Site, sehingga akses dokumen menjadi lebih cepat, rapi, dan terorganisir. Guru dapat mengakses file sesuai bidang tanpa mencari ulang di WhatsApp atau Drive pribadi. Bagi peserta, kegiatan ini meningkatkan literasi digital, akuntabilitas, dan profesionalisme. Bagi instansi, tata kelola dokumen menjadi lebih efisien, transparan, dan mendukung budaya kerja modern. Stakeholder memperoleh kemudahan akses informasi dan peningkatan kepercayaan publik terhadap layanan madrasah