PENYUSUNAN PANDUAN STANDAR MANAJEMEN PENYIMPANAN DIGITAL UNTUK DOKUMEN RENSTRA DAN PERKIN DI BIRO PERENCANAAN DAN PENGANGGARAN

Deskripsi

Laporan aktualisasi ini menggambarkan upaya untuk menyelesaikan permasalahan utama di Biro Perencanaan dan Penganggaran, yaitu belum adanya panduan standar manajemen penyimpanan digital untuk dokumen Renstra dan Perkin. Kondisi sebelumnya menunjukkan dokumen tersimpan secara tidak terpusat—melalui WhatsApp, laptop pribadi, atau flashdisk—serta penggunaan format penamaan yang tidak konsisten sehingga menyulitkan pencarian, menghambat koordinasi, dan berisiko menimbulkan kehilangan data. Melalui analisis Fishbone dan McNamara, penyusunan Panduan Penyimpanan Digital dipilih sebagai solusi paling efektif, efisien, dan mudah diterapkan. Panduan ini mencakup struktur folder resmi, standar penamaan file, prosedur pengelolaan hak akses, serta mekanisme backup dokumen. Implementasi dilakukan melalui empat tahap: perancangan & konsultasi awal, penyusunan draft, koordinasi & uji coba, serta evaluasi dan finalisasi. Hasil aktualisasi menunjukkan peningkatan signifikan dalam tata kelola dokumen. Penyimpanan kini terpusat di Google Drive dengan struktur folder yang seragam, memudahkan akses, menjaga keamanan dokumen, serta mempercepat proses konsolidasi dan pelacakan data. Panduan ini juga meningkatkan akuntabilitas dan keteraturan kerja tim penyusun Renstra. Kegiatan ini sekaligus merefleksikan penerapan nilai-nilai ASN BerAKHLAK (Kompeten, Akuntabel, Adaptif, Kolaboratif, dan Berorientasi Pelayanan) serta mendukung Asta Protas Kementerian Agama, khususnya pilar Digitalisasi Tata Kelola. Rekomendasi diberikan bagi individu untuk mematuhi standar penamaan dan penyimpanan, bagi unit kerja untuk menunjuk PIC pengelola drive, serta bagi stakeholder untuk memanfaatkan sistem terpusat ini guna meningkatkan transparansi dan efektivitas evaluasi kinerja.