Penyusunan Rancangan Standar Operasional Prosedur (SOP) Dan Digitalisasi Jadwal Peminjaman Fasilitas Bidang Penyelenggaraan Haji Dan Umrah Kanwil Kementerian Agama Provinsi Banten

Deskripsi

Laporan aktualisasi ini mengangkat isu ketiadaan SOP dan sistem digitalisasi jadwal peminjaman fasilitas pada Bidang Penyelenggaraan Haji dan Umrah Kanwil Kementerian Agama Provinsi Banten. Fasilitas seperti aula, miniatur Kakbah, serta miniatur Shafa–Marwah digunakan oleh pegawai internal dan masyarakat (KBIHU, lembaga pendidikan, dan travel umrah). Namun, tidak adanya SOP, mekanisme pencatatan, serta arsip permohonan yang terorganisir menyebabkan benturan jadwal, kesulitan pencarian arsip, ketidakefisienan koordinasi, dan potensi keluhan pelayanan. Solusi yang ditawarkan adalah menyusun rancangan SOP peminjaman fasilitas dan membuat digitalisasi jadwal peminjaman. SOP dibuat mengacu pada Permen PANRB Nomor 35 Tahun 2012 agar prosedur terstandar, transparan, dan akuntabel. Sementara digitalisasi jadwal dilakukan untuk mengatasi tumpang tindih penggunaan fasilitas serta mempermudah monitoring oleh pegawai dan pengguna. Langkah pelaksanaan meliputi: (1) konsultasi dengan pimpinan, mentor, dan senior terkait kebutuhan SOP; (2) pengumpulan dan pengolahan referensi SOP dari berbagai instansi; (3) penyusunan draft SOP dan perbaikan berdasarkan masukan; (4) persetujuan SOP oleh pimpinan; (5) digitalisasi jadwal peminjaman berbasis aplikasi sederhana; dan (6) uji coba serta evaluasi pencatatan peminjaman. Hasil yang diperoleh menunjukkan bahwa rancangan SOP telah tersusun dan digunakan sebagai pedoman baku dalam proses peminjaman fasilitas. Digitalisasi jadwal berhasil meminimalkan benturan pemakaian, mempermudah koordinasi dengan petugas terkait, dan meningkatkan akuntabilitas layanan. Evaluasi melalui kuesioner menunjukkan bahwa pegawai dan pengguna merasakan peningkatan keteraturan, transparansi, dan efektivitas pelayanan fasilitas PHU. Implementasi ini menjadi kontribusi nyata CPNS dalam memperbaiki tata kelola layanan dan mendukung terbentuknya Smart ASN.