PENYUSUNAN SOP DAN ALUR DIGITALISASI DATA PENGAWASAN DAN PEMBINAAN KBIHU DI KANWIL KEMENAG DKI JAKARTA

Deskripsi

Laporan aktualisasi ini membahas isu strategis di Kanwil Kementerian Agama Provinsi DKI Jakarta, yaitu masih manualnya proses pengelolaan dan pengolahan data pengawasan serta pembinaan Kelompok Bimbingan Ibadah Haji dan Umrah (KBIHU). Kondisi tersebut menyebabkan keterlambatan informasi, kesulitan validasi, serta kurang efisien dalam monitoring dan evaluasi. Untuk menjawab permasalahan tersebut, dirumuskan solusi berupa penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) dan alur digitalisasi data pengawasan dan pembinaan KBIHU. Metode penyelesaian dilakukan melalui konsultasi dengan mentor, penyusunan rancangan SOP, pembuatan formulir digital berbasis Google Form sesuai regulasi PMA No. 7 Tahun 2023, sosialisasi kepada KBIHU, serta evaluasi hasil implementasi. Pemilihan solusi menggunakan metode McNamara menunjukkan bahwa digitalisasi SOP merupakan alternatif paling efektif, efisien, dan hemat biaya. Hasil aktualisasi menunjukkan tersusunnya SOP yang sistematis, terbentuknya database KBIHU, serta implementasi formulir digital yang memudahkan pengumpulan, pengolahan, dan pemutakhiran data secara real-time. Sistem baru ini terbukti menghemat waktu, mengurangi kesalahan input manual, meningkatkan transparansi, serta memperkuat akuntabilitas layanan. Setidaknya tiga KBIHU telah berhasil mengunggah data lengkap melalui mekanisme digital ini. Dengan demikian, penyusunan SOP dan alur digitalisasi pengawasan KBIHU memberikan kontribusi nyata terhadap peningkatan efektivitas, efisiensi, dan profesionalisme pelayanan publik. Inisiatif ini mendukung transformasi digital di lingkungan Kanwil Kemenag DKI Jakarta serta berperan dalam mewujudkan layanan haji dan umrah yang lebih transparan, adaptif, dan berorientasi pada kebutuhan jamaah.